PrivacybeleidPrivacy policyPolitique de confidentialité

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens1. Who is responsible for your data1. Qui est responsable de vos données

Mailit is een handelsnaam van de eenmanszaak van Sam Knaepen en is de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens. Ondernemingsnummer 1023.299.322, vrijgesteld van btw (kleineondernemersregeling, art. 56bis WBTW), maatschappelijke zetel Pedestraat 73B, 1602 Vlezenbeek, België. Vragen over privacy of over je gegevens? Mail ons op hello@mailit.cx.Mailit is a trading name of the sole proprietorship (eenmanszaak) of Sam Knaepen and is the data controller for your personal data. Company number 1023.299.322, VAT-exempt under the small-enterprise scheme, registered address Pedestraat 73B, 1602 Vlezenbeek, Belgium. Questions about privacy or your data? Email us at hello@mailit.cx.Mailit est un nom commercial de l'entreprise individuelle de Sam Knaepen et est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Numéro d'entreprise (BCE) 1023.299.322, exonérée de la TVA (franchise de la taxe pour les petites entreprises, art. 56bis du Code de la TVA), siège social Pedestraat 73B, 1602 Vlezenbeek, Belgique. Des questions sur la confidentialité ou vos données ? Écrivez-nous à hello@mailit.cx.

2. Welke gegevens we verwerken2. What data we process2. Quelles données nous traitons

• Accountgegevens: je naam en e-mailadres. We gebruiken passwordless login met een magische link, dus we bewaren geen wachtwoorden.Account data: your name and email address. We use passwordless login with a magic link, so we store no passwords.Données de compte : votre nom et votre adresse e-mail. Nous utilisons une connexion sans mot de passe au moyen d'un lien magique ; nous ne conservons donc aucun mot de passe.
• Ontvangersgegevens: de namen en postadressen van de ontvangers die jij toevoegt. Dit zijn persoonsgegevens van derden die jij ons bezorgt om de kaarten te kunnen bezorgen.Recipient data: the names and postal addresses of the recipients you add. These are third-party personal data that you provide to us so we can deliver the cards.Données des destinataires : les noms et adresses postales des destinataires que vous ajoutez. Il s'agit de données à caractère personnel de tiers que vous nous communiquez afin que nous puissions livrer les cartes.
• Foto's die je uploadt, samen met eventuele bijschriften, opgeslagen bij je profiel om te drukken en te versturen.Photos you upload, together with any captions, stored with your profile to be printed and sent.Les photos que vous téléversez, ainsi que les légendes éventuelles, conservées dans votre profil en vue de l'impression et de l'envoi.
• Facturatie- en betaalmetagegevens van Stripe (zoals abonnement, betaalstatus en de laatste cijfers/type van je kaart). Je volledige kaartgegevens worden door Stripe verwerkt; Mailit ziet of bewaart die niet.Billing and payment metadata from Stripe (such as subscription, payment status and the last digits/type of your card). Your full card details are processed by Stripe; Mailit does not see or store them.Métadonnées de facturation et de paiement provenant de Stripe (telles que l'abonnement, le statut de paiement et les derniers chiffres/le type de votre carte). L'intégralité des données de votre carte est traitée par Stripe ; Mailit ne les voit ni ne les conserve.
• Technische en gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienst veilig te laten werken, zoals sessie-informatie bij het inloggen en beperkte serverlogs.Technical and usage data needed to run the service securely, such as session information at login and limited server logs.Données techniques et d'utilisation nécessaires au fonctionnement sécurisé du service, telles que les informations de session lors de la connexion et des journaux de serveur limités.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond3. Why we use your data and on what legal basis3. Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base légale

• Om de dienst te leveren: je account beheren, je foto's drukken en je kaarten via bpost versturen naar je ontvangers. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).To provide the service: manage your account, print your photos and send your cards via bpost to your recipients. Legal basis: performance of the contract (art. 6.1.b GDPR).Pour fournir le service : gérer votre compte, imprimer vos photos et envoyer vos cartes via bpost à vos destinataires. Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in het bijzonder de boekhoud- en factuurwetgeving. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).To comply with legal obligations, in particular accounting and invoicing law. Legal basis: legal obligation (art. 6.1.c GDPR).Pour respecter des obligations légales, en particulier la législation comptable et en matière de facturation. Base légale : obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
• Om onze dienst te beveiligen en misbruik en fraude te voorkomen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), afgewogen tegen jouw rechten.To secure our service and prevent misuse and fraud. Legal basis: our legitimate interest (art. 6.1.f GDPR), balanced against your rights.Pour sécuriser notre service et prévenir les abus et la fraude. Base légale : notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), mis en balance avec vos droits.
• Voor optionele communicatie waar we die aanbieden en waar de wet toestemming vereist, en voor analytische cookies. Rechtsgrond: jouw toestemming (art. 6.1.a AVG), die je op elk moment kan intrekken.For optional communications where we offer them and where the law requires consent, and for analytics cookies. Legal basis: your consent (art. 6.1.a GDPR), which you can withdraw at any time.Pour les communications facultatives lorsque nous les proposons et lorsque la loi exige le consentement, ainsi que pour les cookies analytiques. Base légale : votre consentement (art. 6.1.a RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.

We verkopen je persoonsgegevens nooit en we gebruiken ze niet voor advertentieprofilering.We never sell your personal data and we do not use it for advertising profiling.Nous ne vendons jamais vos données à caractère personnel et nous ne les utilisons pas à des fins de profilage publicitaire.

4. Met wie we gegevens delen (verwerkers)4. Who we share data with (processors)4. Avec qui nous partageons vos données (sous-traitants)

We schakelen zorgvuldig gekozen dienstverleners (verwerkers) in die ons helpen de dienst te leveren. Zij mogen je gegevens enkel voor dat doel en volgens onze instructies verwerken, op basis van een verwerkersovereenkomst. Vandaag zijn dat:We rely on carefully chosen service providers (processors) that help us deliver the service. They may process your data only for that purpose and on our instructions, under a data processing agreement. Today these are:Nous faisons appel à des prestataires soigneusement sélectionnés (sous-traitants) qui nous aident à fournir le service. Ils ne peuvent traiter vos données qu'à cette fin et selon nos instructions, sur la base d'un contrat de sous-traitance. Il s'agit aujourd'hui de :

• Supabase: authenticatie, database (Postgres) en opslag van bestanden, waaronder je foto's. Gehost in de EU (regio eu-west-1).Supabase: authentication, database (Postgres) and file storage, including your photos. Hosted in the EU (region eu-west-1).Supabase : authentification, base de données (Postgres) et stockage de fichiers, y compris vos photos. Hébergé dans l'UE (région eu-west-1).
• Stripe: verwerking van betalingen en abonnementen.Stripe: processing of payments and subscriptions.Stripe : traitement des paiements et des abonnements.
• Resend: versturen van transactionele e-mails, waaronder je magische inloglink.Resend: sending transactional emails, including your magic login link.Resend : envoi des e-mails transactionnels, dont votre lien de connexion magique.
• Vercel: hosting en levering (CDN) van onze website.Vercel: hosting and delivery (CDN) of our website.Vercel : hébergement et diffusion (CDN) de notre site web.
• Google (Google Analytics 4): gepseudonimiseerde meting van websitegebruik met IP-truncatie. Wordt pas ingeschakeld nadat je toestemming geeft via de cookiebanner.Google (Google Analytics 4): pseudonymised measurement of website usage with IP truncation. Only enabled after you give consent via the cookie banner.Google (Google Analytics 4) : mesure pseudonymisée de l'utilisation du site web avec troncature de l'adresse IP. Activé uniquement après votre consentement via le bandeau de cookies.
• bpost: postbezorging. bpost ontvangt de naam en het postadres van je ontvanger om het pakje af te leveren.bpost: postal delivery. bpost receives your recipient's name and postal address to deliver the pack.bpost : distribution postale. bpost reçoit le nom et l'adresse postale de votre destinataire afin de livrer l'envoi.

Prodigi, een print- en fulfilmentpartner, is in onze software voorbereid als reserve-oplossing maar is momenteel niet actief. We vermelden het hier voor de volledigheid; zodra we het inschakelen, wordt Prodigi een verwerker en werken we dit beleid bij. Daarnaast kunnen we gegevens delen wanneer de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld op geldig verzoek van een overheid).Prodigi, a print and fulfilment partner, is prepared in our software as a fallback but is currently inactive. We mention it here for completeness; as soon as we enable it, Prodigi becomes a processor and we will update this policy. In addition, we may share data where the law requires us to (for example on a valid request from an authority).Prodigi, un partenaire d'impression et de logistique, est préparé dans notre logiciel comme solution de secours mais n'est actuellement pas actif. Nous le mentionnons ici par souci d'exhaustivité ; dès que nous l'activerons, Prodigi deviendra un sous-traitant et nous mettrons à jour la présente politique. Par ailleurs, nous pouvons partager des données lorsque la loi nous y oblige (par exemple à la demande valable d'une autorité).

5. Doorgifte buiten de EER5. Transfers outside the EEA5. Transferts en dehors de l'EEE

We houden je gegevens bij voorkeur binnen de EU; zo host Supabase je gegevens en foto's in de EU (eu-west-1). Sommige dienstverleners (zoals Stripe, Resend, Vercel en Google) zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Waar dat gebeurt, steunen we op passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) waaraan onder meer Google en Stripe gecertificeerd zijn, en aanvullende maatregelen. Je kan ons contacteren voor meer informatie over deze waarborgen.We prefer to keep your data within the EU; for example Supabase hosts your data and photos in the EU (eu-west-1). Some providers (such as Stripe, Resend, Vercel and Google) are US companies and may process data outside the EEA. Where that happens, we rely on appropriate safeguards such as the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs) and, where applicable, the EU-US Data Privacy Framework (DPF) to which Google and Stripe, among others, are certified, and additional measures. You can contact us for more information about these safeguards.Nous conservons de préférence vos données au sein de l'UE ; ainsi, Supabase héberge vos données et vos photos dans l'UE (eu-west-1). Certains prestataires (tels que Stripe, Resend, Vercel et Google) sont des sociétés américaines et peuvent traiter des données en dehors de l'EEE. Lorsque c'est le cas, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et, le cas échéant, sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework, DPF) auquel Google et Stripe, entre autres, sont certifiés, ainsi que sur des mesures complémentaires. Vous pouvez nous contacter pour plus d'informations sur ces garanties.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren6. How long we keep your data6. Combien de temps nous conservons vos données

• Account- en ontvangersgegevens: zolang je abonnement actief is en tot 12 maanden na de sluiting van je account; daarna verwijderen of anonimiseren we ze, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.Account and recipient data: for as long as your subscription is active and up to 12 months after your account is closed; after that we delete or anonymise it, unless a longer statutory retention period applies.Données de compte et des destinataires : tant que votre abonnement est actif et jusqu'à 12 mois après la clôture de votre compte ; ensuite, nous les supprimons ou les anonymisons, sauf si un délai légal de conservation plus long s'applique.
• Foto's: opgeslagen bij je profiel en verwijderd wanneer je je account sluit.Photos: stored with your profile and deleted when you close your account.Photos : conservées dans votre profil et supprimées lorsque vous clôturez votre compte.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar, zoals de Belgische wet voorschrijft.Invoices and accounting records: 7 years, as Belgian law requires.Factures et pièces comptables : 7 ans, comme l'exige la loi belge.

Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens, tenzij we ze langer moeten bewaren om een wettelijke verplichting na te leven of een geschil te behandelen.After that we delete or anonymise your data, unless we must keep it longer to meet a legal obligation or handle a dispute.Ensuite, nous supprimons ou anonymisons vos données, sauf si nous devons les conserver plus longtemps pour respecter une obligation légale ou traiter un litige.

7. Jouw rechten (AVG)7. Your rights (GDPR)7. Vos droits (RGPD)

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens, en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Waar we op toestemming steunen, kan je die op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.You have the right to access, rectify, erase, restrict processing, port your data, and object to processing based on legitimate interest. Where we rely on consent, you can withdraw it at any time, without affecting the lawfulness of processing before the withdrawal.Vous disposez du droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité de vos données, et d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime. Lorsque nous nous appuyons sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licité du traitement effectué avant le retrait.

Om een recht uit te oefenen, mail je hello@mailit.cx. We reageren binnen de wettelijke termijn (in principe één maand). We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voor we gegevens vrijgeven.To exercise a right, email hello@mailit.cx. We respond within the statutory period (in principle one month). We may ask you to confirm your identity before we release data.Pour exercer un droit, écrivez à hello@mailit.cx. Nous répondons dans le délai légal (en principe un mois). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de communiquer des données.

8. Klacht indienen8. Lodging a complaint8. Introduire une plainte

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via hello@mailit.cx. Je hebt ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be).If you are unhappy with how we handle your data, please tell us first at hello@mailit.cx. You also always have the right to lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, gegevensbeschermingsautoriteit.be).Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, faites-le nous savoir d'abord à hello@mailit.cx. Vous avez également toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données belge (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be).

9. Gegevens van je ontvangers9. Your recipients' data9. Les données de vos destinataires

Als abonnee bezorg je ons namen en adressen van andere mensen. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je een rechtmatige grondslag hebt om die gegevens te delen en hen post te laten ontvangen. We verwerken die gegevens enkel om de kaarten te bezorgen. Wil een ontvanger geen post meer, dan volstaat één bericht aan hello@mailit.cx en verwijderen we het adres. Ontvangers zijn zelf betrokkenen en hebben dezelfde rechten (inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar), uit te oefenen via hello@mailit.cx. Omdat we ontvangers niet rechtstreeks aanschrijven behalve voor de bezorging, dient dit privacybeleid ook als informatie aan hen (art. 14 AVG).As a subscriber you provide us with names and addresses of other people. You are yourself responsible for having a lawful basis to share that data and to have them receive mail. We process that data only to deliver the cards. If a recipient no longer wishes to receive mail, a single message to hello@mailit.cx is enough and we remove the address. Recipients are themselves data subjects and have the same rights (access, rectification, erasure, objection), which they can exercise via hello@mailit.cx. Because we do not contact recipients directly other than for delivery, this privacy policy also serves as information to them (art. 14 GDPR).En tant qu'abonné, vous nous communiquez les noms et adresses d'autres personnes. Il vous incombe de disposer d'une base légitime pour partager ces données et leur faire recevoir du courrier. Nous traitons ces données uniquement pour livrer les cartes. Si un destinataire ne souhaite plus recevoir de courrier, un simple message à hello@mailit.cx suffit et nous supprimons l'adresse. Les destinataires sont eux-mêmes des personnes concernées et disposent des mêmes droits (accès, rectification, effacement, opposition), qu'ils peuvent exercer via hello@mailit.cx. Comme nous ne contactons pas directement les destinataires, sauf pour la livraison, la présente politique de confidentialité leur sert également d'information (art. 14 RGPD).

10. Beveiliging10. Security10. Sécurité

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder passwordless login, versleutelde verbindingen en toegang op basis van noodzaak. Geen enkele online dienst is echter volledig risicovrij.We take reasonable technical and organisational measures to protect your data, including passwordless login, encrypted connections and need-based access. However, no online service is entirely without risk.Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données, notamment la connexion sans mot de passe, les connexions chiffrées et un accès limité au strict nécessaire. Toutefois, aucun service en ligne n'est totalement exempt de risque.

11. Kinderen11. Children11. Enfants

Mailit is bedoeld voor volwassenen (18+). We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen als abonnee.Mailit is intended for adults (18+). We do not knowingly collect data from children as subscribers.Mailit est destiné aux adultes (18 ans et plus). Nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants en tant qu'abonnés.

12. Cookies12. Cookies12. Cookies

We gebruiken strikt noodzakelijke en functionele cookies, en enkel met jouw toestemming analytische cookies (Google Analytics). We gebruiken geen advertentiecookies. Meer details vind je in ons cookiebeleid.We use strictly necessary and functional cookies, and only with your consent analytics cookies (Google Analytics). We use no advertising cookies. You will find more details in our cookie policy.Nous utilisons des cookies strictement nécessaires et fonctionnels, et uniquement avec votre consentement des cookies analytiques (Google Analytics). Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire. Vous trouverez plus de détails dans notre politique en matière de cookies.

13. Wijzigingen aan dit beleid13. Changes to this policy13. Modifications de la présente politique

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of verwerkers wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte. De datum bovenaan toont wanneer we het laatst hebben bijgewerkt.We may update this privacy policy, for example if our service or processors change. For important changes we will inform you. The date at the top shows when we last updated it.Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité, par exemple si notre service ou nos sous-traitants changent. En cas de modifications importantes, nous vous en informons. La date figurant en haut indique la dernière mise à jour.